ТЗ на застройку выставочного стенда: что указать и шаблон

Техническое задание на застройку выставочного стенда — документ, по которому подрядчики готовят предложения, а заказчик потом принимает работу. Чем точнее ТЗ, тем проще сравнить предложения разных застройщиков и тем меньше сюрпризов в смете и на площадке. Ниже — структура ТЗ, шаблон, который можно взять за основу, и советы для тех, кто проводит тендер на застройку.

Зачем нужно подробное ТЗ

Если в задании написано только «стенд 60 м², современный дизайн», каждый подрядчик поймёт его по-своему: один заложит системные конструкции, другой — эксклюзивную застройку со вторым этажом. Сравнить такие предложения невозможно, а разница в цене может быть в разы. Подробное ТЗ выравнивает условия и защищает заказчика при приёмке.

Структура ТЗ на застройку стенда

1. Общие сведения

Название выставки, даты проведения, площадка и павильон, номер стенда, даты монтажа и демонтажа. Приложите план павильона от организатора с отметкой вашего места и техническое руководство участника — в нём площадка описывает свои правила застройки.

2. Площадь и тип стенда

Размеры, площадь, количество открытых сторон — линейный, угловой, полуостровной или островной стенд. Укажите, нужен ли второй этаж и какая максимальная высота застройки разрешена на вашем месте. Если вы не уверены в выборе, посмотрите виды выставочных стендов.

3. Цели и аудитория

Зачем компания участвует в выставке: новые клиенты, переговоры с партнёрами, запуск продукта, имидж. Кто придёт на стенд. От этого зависят и образ, и планировка — подрядчик с хорошим дизайном предложит решения именно под эти задачи.

4. Зонирование

Какие зоны нужны и на сколько человек: экспозиция, ресепшн, переговорная (открытая или закрытая), бар или кофе-зона, подсобное помещение для хранения. Отдельно перечислите экспонаты с размерами и весом — особенно крупное оборудование, для которого нужен подиум или усиленный пол.

5. Тип застройки и материалы

Стандартная застройка — из системных конструкций: она дешевле и быстрее, но ограничена по форме. Индивидуальная, или эксклюзивная застройка, изготавливается под ваш проект и даёт свободу в образе. Укажите, что вам нужно, или попросите подрядчиков предложить оба варианта. Если стенд планируется использовать повторно, это тоже нужно написать в ТЗ.

6. Брендинг и графика

Брендбук, логотипы в векторе, требования к цветам. Кто готовит макеты графики — заказчик или подрядчик. Нужны ли объёмные и световые логотипы, подвесные конструкции над стендом.

7. Мультимедиа и свет

Сколько экранов и какого размера, нужна ли видеостена или медиафриз, сенсорные панели, звук. Кто отвечает за видеоконтент. Требования к освещению экспонатов. Подробнее о вариантах — на странице мультимедиа для выставочного стенда.

8. Мебель и оборудование

Столы, стулья, витрины, стойка ресепшн, холодильник, кофемашина, вешалки. Укажите, что берётся в аренду, а что изготавливается под проект.

9. Электрика и коммуникации

Необходимая мощность, количество розеток и их расположение, нужны ли вода, сжатый воздух, интернет. Часть этих услуг заказывается у организатора выставки — уточните в ТЗ, кто их оформляет.

10. Сроки и этапы

Когда нужна концепция, когда — утверждение дизайна, когда начинается производство и монтаж. Заложите время на согласование проекта с технической дирекцией площадки.

11. Требования к подрядчику

Опыт застройки на этой площадке, собственное производство, портфолио с проектами сопоставимого масштаба, членство в отраслевых объединениях, наличие страхования. Подробнее о критериях — в статье как выбрать застройщика выставочного стенда.

12. Что входит в работу и как её принимают

Перечислите, что должен сделать подрядчик: дизайн, производство, доставку, монтаж и демонтаж, сопровождение во время выставки, хранение конструкций после неё. Опишите, как принимается стенд: по визуализации, по акту осмотра на площадке перед открытием.

Шаблон ТЗ

Скопируйте список и заполните его под свой проект:

• Выставка, даты, площадка, павильон, номер стенда.
• Даты монтажа и демонтажа.
• Размеры и площадь, количество открытых сторон, этажность, допустимая высота.
• Цели участия и целевая аудитория.
• Зоны: экспозиция, ресепшн, переговорные (сколько мест), бар, подсобка.
• Экспонаты: список, размеры, вес, требования к подключению.
• Тип застройки: стандартная или индивидуальная; повторное использование.
• Брендинг: брендбук, логотипы, кто делает макеты графики.
• Мультимедиа: экраны, размеры, контент, звук.
• Свет: общий, акцентный, световые логотипы.
• Мебель и оборудование: список, аренда или изготовление.
• Электрика и коммуникации: мощность, розетки, вода, интернет.
• Сроки: концепция, утверждение, производство, монтаж.
• Состав работ: дизайн, производство, логистика, монтаж, сопровождение, демонтаж, хранение.
• Требования к подрядчику и документы, которые он предоставляет.
• Бюджет или его диапазон.
• Порядок приёмки работ.

Если вы проводите тендер на застройку

В тендере ТЗ становится главным документом, по которому сравнивают участников, поэтому его стоит сделать максимально конкретным:

• Указывайте бюджет или его диапазон. Без него подрядчики предложат решения в несопоставимых ценовых категориях.
• Просите смету по разделам — конструкции, отделка, мультимедиа, мебель, графика, логистика, монтаж, — а не одной суммой. Так видно, что именно вы сравниваете. Из чего складывается цена, мы разобрали в статье сколько стоит выставочный стенд.
• Требуйте концепцию, а не только цену: визуализация и планировка покажут, как подрядчик понял задачу.
• Оценивайте не только стоимость, но и опыт на площадке, собственное производство и реальное портфолио.
• Закладывайте время: на подготовку концепции подрядчику нужно хотя бы 1–2 недели.

Если ТЗ ещё нет

Не обязательно приходить к застройщику с готовым документом. Достаточно рассказать о выставке, площади, целях и бюджете — опытный подрядчик задаст остальные вопросы сам. 4ВИДА разрабатывает концепцию стенда до подписания договора, а затем берёт на себя застройку выставочного стенда под ключ: дизайн, производство, монтаж и сопровождение. Что ещё подготовить к выставке — в чек-листе участия в выставке.