Чек-лист участия в выставке: что сделать за 3 месяца, месяц и неделю

Успех на выставке определяется задолго до её открытия. Мы собрали чек-лист, который поможет ничего не упустить: от бронирования площади до работы команды на стенде.

За 3–6 месяцев

• Определите цель участия: новые клиенты, переговоры с партнёрами, запуск продукта, имидж компании. От цели зависят формат стенда и бюджет.
• Выберите выставку и забронируйте площадь. Хорошие места — угловые и островные — разбирают первыми.
• Определите бюджет на застройку, мультимедиа, полиграфию, персонал и логистику.
• Выберите застройщика стенда. Как это сделать — в статье «Как выбрать застройщика выставочного стенда».

За 2–3 месяца

• Утвердите концепцию и дизайн стенда: планировку, зоны, образ.
• Решите, нужен ли второй уровень, закрытые переговорные, витрины и подиумы для продукции.
• Согласуйте проект стенда с организатором выставки — у многих площадок есть требования к высоте, подвесам и многоуровневой застройке.
• Определитесь с мультимедиа: экраны, видеоконтент, интерактив.

За месяц

• Подготовьте графику для стенда, презентации и видеоконтент для экранов.
• Закажите полиграфию и сувенирную продукцию: каталоги, листовки, визитки, мерч.
• Подберите персонал на стенд и униформу; определите, кто из команды отвечает за переговоры.
• Спланируйте встречи с клиентами и партнёрами на дни выставки и разошлите приглашения.
• Если выставка в другом городе, забронируйте трансфер и проживание для команды.

За неделю

• Проверьте готовность конструкций и графики у застройщика.
• Подготовьте образцы продукции и всё, что нужно привезти на стенд.
• Проинструктируйте команду: цели, ключевые сообщения, как фиксировать контакты.
• Уточните график монтажа и доступ на площадку.

В дни выставки

• Приходите на стенд до открытия павильона и проверяйте свет, экраны и чистоту.
• Фиксируйте все контакты и договорённости — сразу, а не по памяти вечером.
• Держите связь с подрядчиком: мелкие поломки должны устраняться быстро.

После выставки

• В течение недели свяжитесь со всеми новыми контактами, пока о вас помнят.
• Посчитайте результаты: встречи, заявки, сделки — и сравните с целями участия.

4ВИДА берёт на себя большую часть этого списка: застройку стенда под ключ, мультимедиа, полиграфию, персонал, логистику и сопровождение на площадке. Подробнее — на странице организации участия в выставках.